Todo lo que tienes que hacer a lo largo del día y de la semana consume recursos, cuanto más tiempo y energía te lleve menos te quedarán para esas otras cosas que no son una obligación pero que también te gustaría hacer. Eso es, como la Fotografía.
La productividad personal puede ayudarte a conseguir tiempo para lo que de verdad quieres hacer: al permitirte hacer más cosas con menos recursos te permitirá liberar momentos de ocio que podrás dedicar a lo que más te gusta.
La semana pasada te hablaba del Principio de Pareto como una herramienta para priorizar tus actividades fotográficas de manera que te acerquen a tus objetivos, hace unos meses te daba algunos consejos productivos para aprovechar a tope el tiempo que dedicas a la Fotografía. Hoy voy a compartir contigo un método que llevo empleando desde hace bastantes años y que, aunque estoy lejos de dominar (es un proceso largo) a cambio de una cierta disciplina puede darte resultados desde el primer momento. Se trata del sistema GTD (de sus siglas en inglés Getting Things Done) creado por David Allen y no sólo puede ayudarte con tu Fotografía, sino que te permitirá ser más efectivo en el resto de tus áreas y mantener el estrés bajo control.
No se trata de una entrada exhaustiva (de dejo valiosas referencias al final con enlaces a fuentes donde podrás profundizar de la mano de expertos) sino de una introducción; la verdad es que me he propuesto que te pique la curiosidad y te animes a poner GTD en marcha, podría ser un antes y un después.
¿Qué no es GTD?
Antes de meternos en harina te contaré qué no deberías esperar del método.
GTD no es un sistema para fijar prioridades, eso depende de ti. No te va a decir a qué tienes que dedicarle tiempo y a qué no; tú conoces mejor que nadie qué es lo que de verdad quieres conseguir. Tendrás que decidir qué proyectos son prioritarios (también podrás emplearlo en tu trabajo para optimizar cómo usas las horas que le dedicas) y a qué dedicas el tiempo que ganarás con él (quizás se trate de Fotografía, pero no tiene por qué, claro…).
Tampoco se trata de un método milagro. GTD requiere disciplina, puedes adoptar ciertas partes a tus circunstancias particulares pero para que funcione de verdad vas a tener que pasar por todas sus fases de forma ordenada y organizada. No pain, no gain. ;-)
Una implementación parcial te ayudará en el corto plazo pero puede acabar dándote la sensación de que el esfuerzo no compensa (sólo si completas el círculo comprobarás toda la potencia de la metodología y sus efectos en tu día a día).
Qué es GTD
El método Getting Things Done de David Allen se basa en que lo que realmente nos resta tiempo y energía no son las cosas que hacemos, sino la cantidad de frentes abiertos que manejamos de forma constante y que abordarlos de manera no planificada.
Haz un ejercicio rápido: si te paras a pensar ahora mismo ¿cuántas cosas que tienes que hacer se te vienen a la cabeza?
Cada una de esas “cosas de las que te tienes que encargar” es un frente abierto. Si los manejas como la mayoría de la gente te restarán energía constantemente: no dejarás de pensar en ellos hasta que los hayas solucionado y mientras tanto compartirán espacio en tu memoria junto a los demás asuntos pendientes que se van sumando, día a día. Te encontrarás pensando en ellos todo el tiempo, sin avanzar en su resolución.
Además, si no los sacas de tu cabeza y planificas cómo resolverlos de manera consciente, cada vez que te enfrentes a ellos tendrás que repetir el mismo proceso: pensar qué tienes que hacer, qué necesitas para hacerlo,… etc.
Seguro que ya ves dónde está el problema; sin un sistema de productividad personal todo lleva más tiempo y energía. Consecuencia: más frustraciones y menos tiempo para hacer lo que te gustaría hacer, ya sea Fotografía o cocina molecular. ;-)
GTD te propone una metodología para reconocer y manejar los frentes abiertos, de manera que puedes olvidarte de ellos hasta que decides abordarlos. De esa manera puedes dedicar el tiempo a lo que has decidido hacer en cada momento, con la tranquilidad de que no se te escapa nada y comprobando que eres capaz de resolver asuntos de manera ordenada.
Guía rápida de GTD
Como te decía arriba, para aprender y aplicar GTD a fondo, con todas las consecuencias (y los beneficios) deberías acudir a algunas de las fuentes que te menciono al final de la entrada. No obstante, para que te hagas una idea y por si quieres hacer una prueba rápida, te voy a dar una visión global del método.
Recuerda que una piedra angular del método es mantener los frentes abiertos fuera de tu cabeza y manejarlos de forma consciente. Por ahí empieza todo. Todos tenemos “bandejas de entrada” a través de la que nos llega información constantemente (correo electrónico, conversaciones cara a cara, reuniones de trabajo, llamadas, correo postal, etc.), con parte de esa información no tenemos que hacer nada, pero otra nos demanda atención o una acción posterior.
Etapas de GTD
1. Recopilar
Todo empieza con un primer paso que debes hacer constantemente y que por sí mismo puede cambiar tu percepción del tiempo y de tu capacidad para hacer cosas. Básicamente se trata de anotar de una forma u otra (recopilar) y en todo momento cualquier cosa que requiera una acción por tu parte (te encuentras con un amigo y acordáis que lo llamarás, te llaman por teléfono y te piden que envíes un documento por correo electrónico, lees un blog de Fotografía y descubres un buen libro que quieres comprar…).
Tú escoges cómo recopilas, aunque te conviene optar por un sistema que puedas llevar encima todo el tiempo, que sea rápido y que bajo ningún concepto te de pereza emplear (si no haces bien esta parte nada va a funcionar); puedes emplear la grabadora del móvil, por poner un ejemplo. Mi elección personal es una pequeña libreta que va a todas partes conmigo con un bolígrafo sujeto con una goma (sí, la que ilustra esta entrada).
2. Procesar
Al menos una vez al día tienes que vaciar por completo tus bandejas de entrada. Sí, lo sé, tenemos muchas y con muchas cosas dentro, en parte porque nunca acabamos de vaciarlas… ;-) La libreta del punto anterior o lo que tú uses para recopilar en todo momento es una de ellas, las demás tendrán forma de bandeja de correo electrónico, buzón postal, etc. Intenta que sean las menos posibles, pero no prescindas de ninguna que de verdad necesites.
Pasa uno por uno por todos los elementos de cada bandeja y… Aquí viene otro punto clave del método: decide en ese preciso instante qué tienes que hacer con él. No tienes que resolverlo ahora, pero sí que tienes que decidir qué vas a hacer con él.
GTD te da una serie de claves para saber qué hacer con todos y cada uno de los elementos de tus bandejas de entrada de manera que salen de allí y van a parar a otros lugares a los que volverás regularmente.
Por cierto, otra recomendación del método que supone un antes y un después: si al procesar una bandeja de entrada te encuentras con un elemento con el que tienes que hacer algo que te va a llevar menos de 2´ (un tiempo aproximado pero muy útil), hazlo justo entonces. Ya. No te imaginas cuánto tiempo (y cuántas preocupaciones) puedes ahorrarte solucionando ágilmente ese tipo de asuntos en lugar de dejarlos para más adelante.
3. Organizar
Al hacerte las preguntas adecuadas sobre cada elemento de tus bandejas de entrada éste acaba en distintas partes: en un archivo, en una lista de próximas acciones, dentro de un proyecto, en tu calendario, en poder de otra persona… O en la papelera. Porque hay muchas cosas de las que no esperamos nada o con las que no podemos hacer nada, ¿por qué guardarlas? ¿Para qué? A la basura.
Esta parte del método te da las claves para saber qué tienes que hacer con cada ítem, de manera que todos y cada uno de ellos acaban en “compartimentos estancos” en lugar de agolparse en tu cabeza. Así puedes manejar listas de acciones, proyectos, recordatorios en tu calendario para esas cosas que tienes que hacer (sí o sí) en un determinado momento, en una lista de seguimiento (“pendiente/a la espera”) cuando no eres la persona responsable de la resolución, o en una lista denominada “algún día/tal vez” para esas cosas con las que ahora no quieres o no puedes comprometerte pero que quizás más adelante decidas abordar.
4. Revisar
Para mantener tu sistema de productividad engrasado y para conservar tu confianza en él vas a tener que revisarlo de tanto en tanto. GTD te propone tres tipos de revisiones con tres frecuencias definidas: operativa (a diario, no debería llevarte más de 5-10 minutos), de control (semanal) y estratégica (una o dos veces al año).
Cada una de las revisiones alcanza un nivel de tus prioridades (las diarias no van más allá de las acciones y los proyectos en marcha, mientras que la estratégica te obligará a plantearte si lo que estás haciendo te acerca a tus grandes objetivos en la vida), de ahí su distinta frecuencia y duración.
Eso sí, son una parte fundamental del método, probablemente la más difícil de mantener. Básicamente te permiten ajustar prioridades y activar o desactivar proyectos para asegurarte de que te dedicas a lo que de verdad te importa.
5. Hacer
El resto del tiempo, cuando no estás haciendo algún punto del 1 al 4 (y créeme, cuanto más practiques cada vez te llevarán menos tiempo y los harás de forma prácticamente automática), puedes dedicar toda tu atención a hacer las cosas que has decidido ya sea en el trabajo o en casa, con la tranquilidad de que puedes olvidar todo lo demás porque está bajo control (en tus bandejas de entrada, en alguna lista de acciones o dentro de un proyecto).
Si surge algo, lo recopilas y sigues trabajando, salvo que sea una emergencia real (y generalmente no hay tantas como tendemos a pensar), podrás seguir a lo tuyo.
Tu concentración aumentará y serás mucho más efectivo. O dicho de otra manera, serás capaz de hacer más cosas alineadas con tus objetivos en menos tiempo y mucho más enfocado. Lo que, indudablemente, te permitirá liberar mucho más tiempo para lo que te gusta. ¿La Fotografía quizás?
GTD “light”
Aunque te animo a que profundices y pruebes el método GTD en toda su extensión a través de los enlaces que verás más abajo, ahí va una serie de puntos que puedes implementar inmediatamente, con poco esfuerzo y que te pueden ayudar a ganar tiempo para dedicárselo a lo que de verdad te apetece hacer:
- Lleva siempre una pequeña libreta contigo, cada vez que surja algo de lo que te tengas que encargar o que te gustaría que fuese de otra forma apúntalo en ella y sigue con lo que estabas
- Una vez al día (mejor a última hora de la tarde o por la noche) revisa tu libreta y el resto de “bandejas de entrada” y vacíalas decidiendo qué hacer con cada elemento:
- Si no sirve para nada y no crees que vaya a cambiar, envíalo a la papelera
- Si puede ser útil en el futuro, archívalo
- Si quieres hacer algo al respecto pásalo a tu lista de tareas
- Si depende de otra persona anótalo con su nombre en la lista de pendientes
- Si forma parte de un proyecto formado por varias acciones pásalo a la lista correspondiente
- Si tienes que hacer algo en una fecha concreta pásalo a la agenda
- Antes de acabar el día echa un vistazo a las listas de tareas, de pendientes y de proyectos en marcha y mira la agenda del día siguiente, decide qué harás mañana
- Semanalmente echa un vistazo a las listas de acciones, a los proyectos y a la agenda (de la semana pasada y de la próxima) y planifica qué vas a hacer en los próximos 7 días
Para saber más
El libro por excelencia para adentrarse en el método GTD es Organízate con Eficacia de David Allen
Hay algunos magníficos blogs dedicados a la productividad personal en general y al método GTD en particular y que complementan a la perfección el libro:
- Think Wasabi, de Berto Pena
- El Canasto, de Jeroen Sanders
- Óptima Infinito, de José Miguel Bolívar
- El Blog de Jerónimo Sánchez
En definitiva
Si te faltan horas en el día y no llegas a todo lo que quieres hacer, si como consecuencia de tus compromisos al final siempre acabas disponiendo de mucho menos tiempo del que te gustaría para aquello que no es trabajo (tu familia y tus amigos, tu pasión por la imagen…) necesitas un sistema de productividad; GTD podría ser la solución.
No solo te servirá para ganar tiempo en tu día a día para dedicárselo a la Fotografía, sino que también te dará herramientas para que por ejemplo, cuando estés haciendo fotos puedas gestionar ágilmente cualquier asunto que surja (relacionado con el trabajo o a nivel personal) para seguir disfrutando con tu cámara.
Tendrás que cambiar algunos hábitos y ser constante, pero a cambio ganarás algo a lo que quizás a estas alturas ya habías renunciado: tiempo para lo que de verdad quieres hacer. Seguro que tu Fotografía te agradece el esfuerzo… ;-)
¿Te ha gustado? ¿Te ha resultado interesante? Compártela en tus redes. Gracias!
Por cierto, me encantará conocer tus impresiones y tus consejos a través de los comentarios, no dejes de contarme qué opinas.
Muy interesante la entrada de hoy. Te cuento que durante una época fui fiel a GTD (bueno, en realidad solo para las tareas relacionadas con mi trabajo, no para las cuestiones personales) y no sé por qué lo he ido abandonando un poco (a lo mejor porque ya me he vuelto más organizada y no lo necesito… juas!). El caso es que utilizaba un software en el PC llamado “Thinking Rock” (www.thinkingrock.com.au) diseñado para llevar a cabo todo el proceso de GTD: recopilación, revisión etc.
Ahora me lo has recordado, he entrado en su web y he visto que tienen versión en app para móvil… Voy a cotillear un poco más, porque la verdad es que al final tengo tantas listas-para-hacer y notas aquí y allá… que voy a tener que aplicar GTD solo para gestionar mis anotaciones ;-)
Hola Nieves!
Gracias. Hacía tiempo que quería hablar de GTD aquí, aunque hasta ahora no había encontrado el enfoque adecuado.
Llevo con él un buen tiempo, y aunque he pasado alguna fase en la que, sobre todo como consecuencia de flojear en las revisiones semanales y anuales, su eficacia ha decaído (por culpa mía, obviamente) me ayuda a mantenerme enfocado y organizado. En el pasado empleé Thing para Mac, ahora estoy con Wunderlist y mucho más contento: la versión básica se sincroniza con mi móvil y hay opción de conectarse directamente en una web, así que el sistema se va conmigo a todas partes.
Gracias por el aporte y por dejarte caer por aquí! Será un placer seguir contando con tu visita y tus reflexiones. Un saludo. :)
Jota.
Jota, Wunderlist no incorpora el tema de contextos, tiempo y energía ¿verdad? ¿como haces sin esos filtros? Muchas gracias ;-)
Hola Braulio. :)
Wunderlist, al contrario que Things, no está diseñado específicamente para GTD. El problema de que carezca de etiquetas para los contextos lo salvo creando carpetas por contexto de lugar, y dentro de ellas listas por cada sitio o persona, por ejemplo LUGARES/ALLARIZ o PERSONAS/NACHO. En el nombre de cada tarea pongo el resto de contextos (energía, tiempo, etc.) así: @15´ @e-alta, por ejemplo. Al estar en la cabecera puedo leer el contexto igual aunque no ordene las tareas por ellos. Además es muy fácil mover tareas entre listas.
Espero haberte aclarado algo, no es fácil de expresar sin una imagen delante. Abrazo.
Jota.
Yo actualmente uso any.do (con una interfaz muy muy sencilla) y hago algo similar a lo que comentas, porque probé hace poco Wunderlist, y creo que en funcionalidad son prácticamente iguales. Muchas gracias como siempre por compartir.
Un abrazo,
Braulio
Me apunto any.do, aunque la verdad es que con Wunderlist estoy servido. Un abrazo, como siempre, un placer. :)
Jota.
Lo intentaremos!
Me encanta tu blog y tus fotos, felicidades. :)
Hola Marta! ¿Qué tal?
Muchas gracias por tus amables palabras y por pasarte por el blog, vuelve siempre que quieras, me encantará leerte por aquí :D
Saludos! :)
Jota.
Hola, buenas.
He dado con su artículo a través de http://paper.li/GTDyProyectos/1305478966
Me ha encantado la claridad, con la que explica el metodo GTD.
Yo a todas las personas que puedo, se lo recomiendo.
Entiendo que al principio puede ser tedioso, porque seguirlo significa RECOPILAR y tras la decisión HACER.
Desde que lo sigo, tengo la cabeza más despejada, no olvido tareas importantes y decido cuando hacerlas.
Un saludo.
Hola Juan. :)
Muchas gracias por sus amables palabras. Me alegra que la entrada le haya gustado, hace tiempo que he incorporado GTD a mi día a día y me permite estar más enfocado, sabiendo que aquello que no estoy haciendo está en alguna parte del sistema. ;)
De nuevo gracias, un placer haber conectado. Un saludo.
Jota.
Hola Jota!
Hace bastantes años que utilizo GTD y comparto muchas de las cosas que comentas.
Una de ellas es esencial, y es que no es un método para marcar objetivos a largo plazo. Tiene que estar todo bien ligado. GTD me ha cansado en algunas etapas igual que a ti, y ha sido por no hacer las revisiones. ¿Por qué nos cansamos, por qué no revisamos? Creo que es por dos motivos:
1. Al final las revisiones más profundas se hacen muy tediosas, pues con el tiempo las listas de tareas, por muy ordenadas que estén, se hacen interminables. Y esto está ligado con el punto 2.
2. Si no hay objetivos a largo plazo equilibrados en todas las áreas de la vida, coherentes con tus valores y sobre los cuales no se pueda medir el progreso, no hay ninguna herramienta ni método que sirva para nada. Hay que tener los objetivos claros y, sobre todo, mantener en foco, quizás lo más difícil al principio.
En fin, en ello estoy. Intentando mantener el foco y que las listas de tareas sean cortas.
Para el tema de los objetivos me fue muy bien hace 18 años el libro de Brian Tracy, “Caminos hacia el progreso personal”. Es un tocho, pero yo aprendo mucho con los libros. Tiene teoría y tiene método, como a mi me gusta. Y lo he retomado hace unos meses.
En cuanto a las herramientas GTD utilizo una llamada ToDoList, de AbstractSpoon. Es un tanto fea pero muy completa, pues permite ver las tareas en forma de árbol. Lástima que en el móvil no funciona muy bien y la encuentro ya algo obsoleta.
Para no perder el foco lo que hago es pensar, ¿qué es lo más importante que podría hacer hoy para conseguir tal objetivo? Y no paro hasta que acabo, olvidándome del resto. Wunderlist me encanta, es donde apunto estas tareas vitales.
Ahora toca que, con el foco bien puesto, la bandeja de entrada esté cerrada a aquello que realmente no interese ;-)
Un abrazo!
Hola Valentí! ¿Qué tal? :) Gracias por pasarte y aportar. :D
Sin duda tienes razón en que los fallos en el sistema muchas veces los introducimos nosotros. Como dices, el problema a veces puede estar precisamente en delegar en un sistema de productividad (el que sea) decisiones que nos atañen a nosotros, como fijar objetivos vitales. Ahí o nos sentamos a pensarlos y actuamos en consecuencia o, como apuntas, no hay método que valga. :P
Me apunto el libro, no lo conocía. Ahora estoy a tope con los de Foto que tengo pendientes, pero de tanto en tanto está bien variar y coger uno de esos que te enfocan.
Estoy encantado con Wunderlist, no está diseñado específicamente para GTD pero se actualiza en todas las plataformas y tiene acceso web, así que siempre va conmigo. Descarté Things porque había que pagar en todas las plataformas (APP, programa…) por tener una funcionalidad que WL ofrece gratis y que funciona de fábula.
Ay, lo de decir “no” es imprescindible, sí, para eso ayuda saber qué perseguimos, pero no basta. ;) Un abrazo.
Jota.
Hola Jota!
Leo este post mucho después de su publicación, gracias a los recordatorios que pones en fb.
Pues muchas gracias por el y por la info que compartes. Necesito un pequeño empujón para organizarme mejor, y es que esto de tener mucho tiempo (es lo que tiene estar en paro) a veces no ayuda y a mi me dispersa mucho. Espero poner en marcha los consejos y reorganizar mi vida y sus tareas. Y poder sacar ese tiempo que necesito para dedicarle a la fotografía.
Un saludo, nos leemos por aquí y por fb!!
Marta
Hola Marta! :)
Cuánto tiempo. :) Me alegra que te haya llegado, aunque haya sido tiempo después, quizás ha sido el momento adecuado. :)
Gracias por leer. Un saludo!
Jota